O montante de papéis que passou do prazo de guarda (tempo de validade) estava acondicionado no Arquivo Central da PJC, da Diretoria de Execução Estratégica (DEE), e refere-se a procedimentos das unidades policiais entre os anos de 1980 à 2021.

Todo material foi transportado em um caminhão da empresa prestadora do serviço, sendo posteriormente picotados em uma máquina específica e transformado em material reciclado

O ato de descarte obedece a critérios da Resolução nº 40, do Conselho Nacional de Arquivos, datada de 9 de dezembro de 2014, que dispõe sobre os procedimentos para a eliminação de documentos. O primeiro descarte¿ da instituição ocorreu em junho de 2017, com a destruição de 5 toneladas de documentos diversos.

O Arquivo Central da Polícia Civil, localizado na Rua 2, Setor 2 do bairro CPA III, concentra centenas de documentos, de todas épocas, remetidos pelas delegacias e setores administrativos da Instituição, como boletins de ocorrências, processos, segundas vias de inquéritos policiais, entre outros documentos.

¿O processo para a destruição de documentos¿ que perderam a validade é uma ação que deve ser realizada¿ de forma criteriosa¿, por ser crime o descarte de documentos de valor permanente. A proteção à documentação pública e a gestão estão previstas na Constituição da República, em seus artigos 23 e 216.

Para iniciar o processo de ¿eliminação do¿ conjunto¿ documenta¿l que cumpr¿iu a respectiva temporalidade, são analisados os documentos selecionados, e depois de ¿verificado ¿que sua destinação final¿ consta estabelecida em tabela de temporalidade¿, ocorre o descarte. Cada documento tem um prazo de guarda específico, até mesmo ¿os de guarda permanente¿.

Uma vez selecionados, a lista de documentos passa pela aprovação d¿e uma comissão e, posteriormente, é encaminhada à Superintendência de Arquivo Público de Mato Grosso para autorização da eliminação¿. Após autorização, o edital de ciência de eliminação de documentos¿ é publicado no Diário Oficial ¿do Estado, correndo o prazo de 30 dias ¿para manifestações contrárias, ¿e não havendo se realiza o descarte¿.

Classificação dos documentos

São considerados arquivos, o conjunto de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, entidades privadas, em decorrência de sua atividade, e ainda por pessoas físicas. Os documentos são classificados como correntes – aqueles que constituem objetos de consulta frequente; intermediários – aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, aguardam sua eliminação ou guarda permanente; e os documentos permanentes – aqueles de valor histórico, probatório e informativo, que devem ser preservados.